仕事を頼むときに大事なことは『相談』
上記の記事を読んで、そういう仲たがいというかうまくいかないことってあるなあと思いました。
そんな私はWebディレクターという職種になってから半年程過ぎました。
過去HTMLコーダーやプログラマをしていたこともあり、『作業者』と『作業を頼む側』と両方経験してみて思うことを書き留めてみます。
誰かに仕事を頼むとき
仕事を誰かに頼むときは、その仕事にどれくらいの手間がかかるのか、相手がどれくらい仕事抱えているかの把握って本当に大事です。
一方的に「これ明日までにやっといて」と仕事を渡すのはマネジメントではなく、仕事の押し付けです。
さらに、その仕事に対し充分な時間の余裕があれば良いのですが、『その仕事にどれくらいの手間がかかるか知らない人』とか『実はかなり無茶な納期を当たり前だと思っている人』は「早く！ 早く！」「あれもこれもそれも！」と即時かつ無理だったり余分なことまで要求してしまいがちです。
実際のところそんなに急いでやる必要はないことや、そもそも無理なこと、不要なことも多い訳で……。
結局、納期や行う作業を決める前に実際に手を動かして作業してくれる人に確認を取るのが一番必要大切です。
「これはできるけどこれは無理」「完了までに大体このくらいの時間が必要」というラインを一番よく知ってる人は作業する人なので、その辺りも相談してから締め切りや作業内容を決定するのが無理が出ませんし、マネジメントとして必要不可欠ではないでしょうか。
作業量を軽くできる案が出るかも知れない
また、作業指示決定前に作業者に確認を取ると、「ここをこういう作業指示にしてくれたら工数が減らせる」ということもあります。本当に、ちょっとしたことで大幅に作業が楽になることがあるんです。
他にも「最初の作業は手間だけれど、後々の管理の負担を楽にできる」ということもあります。
個人的に、この辺りの部分は多少時間をとってでも詰めておきたいところです。
作業量を少なくしたいというのは悪ではない
「こちらの方が作業量が少ないので」「最初はちょっと大変だけどこうしておけば後が楽なので」と言うと、ちょっと嫌な顔をされることがあります。作業量を減らしたい、楽をしたいというのはどうにもサボりたがっているようなネガティブな印象を受けることがあるようです。
実際のところ品質を著しく落としてでもただ楽をしたいだけの『サボり』は悪ですが、作業を効率化していく『前向きな怠け者』精神*1は必要です。
たとえばWeb制作の話ですと、サイトのヘッダーとフッターを修正するためだけに全てのページを更新しなくてはならないというのは効率的ではありませんし、間違いが発生する元です。PHP等を使って、共通化できるものはなるべく共通化してしまう方が良い。
ほんの少しの例外処理のために全体を改修したり手作業を増やすよりは、例外処理に対応できるプログラムを部品のような形で追加して済ませた方が、やっぱりいらないとか改修が入ったときに対応しやすい。
作業を依頼する時、『結局何をしたいのか』が明確であれば意外と作業自体や設計自体はシンプルで済むものもある。
そういう、効率化・無駄な作業を省くという観点に立った上での「作業量を減らしたい」は持ち続けていなければ、マンパワーも無限ではないのでいつか無理がきます。
うまくいくためには
報・連・相の『相談』をしよう
と、ここまで書いてきましたが、何だかんだで報・連・相の『相談』ってかなり重要。報告・連絡まで矢印の方向として一方的ですが、相談だけは双方向です。
報告・連絡まではしても、『相談』というのは案外抜かしてしまっていることも。特にトップダウン形式だと余計にその傾向があります。
それから、ディレクターとか上司、あと上のリンク先で述べられている企画者は作業者や部下のことを『指示した作業をする人』と考えてしまう瞬間が必ずあると思います。でも、相手は相手で仕事をしているし、決して『指示したことをしてくれるだけの人』ではなく、それぞれの思考で色んなことをしています。
作業工程まで細かく介入しすぎない
別に作れなくてもいいと思うんです。 プログラミングが出来て欲しいなんて思ってません。 上記の美容師の例でもそうですが、はさみ本体をつくって欲しいなんて、誰も思ってません。
仕事を頼むときに、大まかな仕組みくらいは、と私も思いますし、発生しそうな作業時間の見積もりや、できれば作り方も知っていればよりスムーズでしょう。ただ、なまじ作り方まで知っているとその作業者のやり方まで見えてしまい、口を出してしまいたくなる時もあります。
そんなときでも頼んだ仕事が仕上がっていればやり方は（よほど問題がなければ）問わない、くらいが程々で良い距離の保ち方ではないでしょうか。
仕事を頼む側と頼まれる側の良い関係
……と、色々書いてきましたが、作業者だって人間ですし、相談してくれて、提案が反映されたらモチベーションにも繋がります（実際自分もそうですし）。
また、作業を少しでも楽にするようにしてくれているのであればより嬉しい。
一方で仕事を頼む側としても、最初に提示した条件をただ丸呑みして「そんなのできません」ではなく、「その条件では無理でもここをこうすれば可能です」と実現できそうな手立てを提案してくれたら嬉しいし、頼りになるなあと思います。
また、率直に「こうすれば効率的にできます」と効率化についても述べてくれると助かります。
そういう関係が築けるのがひとつの理想だと私は思っています。
良い関係が築けていないと、
指示にミスがあっても「そういう指示だからその通りにやっただけ」とフォローのひとつもしなかったり
作業を頼むにしても「やるのは自分ではないし」と無茶な仕事を押し付ける
……という冷え切った関係になってしまいます。好感情がないとプラスアルファで何かしてあげようという気にはならないのです。
そんなことを、作業指示者と作業者両方やってみて思っています。
*1:以前書いた記事【書評】たった1日で即戦力になるExcelの教科書参照
