トワイライツ・ノーツ

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転職したので仕事の環境をGoogleの機能中心にしてみた

このたび転職しました。桜がちらほら咲いている中新しい職場に通う……というのは新卒でもないのになんだか不思議な気分です。
先週から勤務が始まり試用期間中でまだ仕事にも慣れず、知らないことは山ほどあり、要領がわからないことや初めて体験する状況に目の回るような日々です。

表題ですが、新しい会社は特に個人の仕事環境を指定はないので、メインはgoogleの各種機能中心で、社内連絡補助にチャットワークとしてみました。あれこれ設定の最中です。

Googleの機能中心にした理由

下記の機能で一通り会社での業務がカバーできそうだと考えたため。使う機能は下記。

個々の機能ならGoogle製より使いやすいものも他にあると思うのですが、仕事に関する情報を分散させたくなかったので、『とりあえずgoogleにアクセスすればOK』という状態にすることを目指しています。

容量の問題について

クライアントからのメールに添付ファイルが多いため、容量が15G(2017.04.13現在)というのがネックではあります。
そため会社のPCのOutLookでもメールを受信して、いよいよとなったら容量が大きいメールは順次削除していくつもりです。
月額¥250で100Gまでの追加容量が購入できるので、どうしてもの場合はそれも検討に入れようかと。

チャットワークを補助とした理由

前任の方が使っていたという理由もありますが、社内でのやり取りでメール件数を増やすのも後々手間が増えるため、使い分けをすることにしました。
チャットワークは社内で頻繁に発生する「ここのURL/フォルダ見てください」など、メールで送るほどでもなく、しかし口頭で伝えると地味に手間がかかるようなことだけに使用する程度です。
ファイルは基本送らず、そういうものは社内サーバに置いてディレクトリのみ伝えるようにしています。

補足:skypeでない理由

前職では個別のプロジェクトの中では主にSkypeを使用していたのですが、実は結構問題がありました。

  • 発言が流れてしまい、過去にさかのぼるのが難しい
  • 既読やタスク完了という機能がないため発言が入り乱れてくると「依頼した作業が完了したか」の見落としが発生する
  • 重要発言のクリップができない
  • skype上でファイル送信をすると、社内サーバへのアップを忘れてファイルが行方不明になることが多い

など、大きく分けて履歴の参照・ファイルの共有と保存・タスクチェックにおいて問題が発生していました。

Googleの各種機能の運用について

Gmail

大きなメリットとしては下記です。

  • 会社のアドレスを送受信アドレスに指定すればGoogle上で扱える
  • メール内容の検索・ラベル分けが楽
  • PCを起動しなくてもメールが受信できる
  • PCを起動しなくてもメールが転送できる
  • ネットアクセスさえすればどこからでもメールの確認ができる

『ネットアクセスさえすればどこからでもメールの確認ができる』というのは、社外からというより社内での恩恵が大きいです。
自分のPC以外を使う必要がある際でも、メールを参照したり送信したりができるので楽です。

特別な設定はこれといってしていないのですが、大体次のような設定をしています。

  • 送受信メールに会社のアドレスを設定
  • 署名の設定
  • 返信時のデフォルトの動作:全員に返信
  • スレッド表示:OFF
  • 送信取り消し:30秒
  • チャット:OFF
  • (Lab)プレビューパネル:ON(垂直分割)
  • スター:全色使用

メールを送ったあと「しまった」と思うことがときどきあるため、送信取り消し時間は最大の30秒取っています。これがすごく便利。
メールは基本的にブラウザ上で送受信しているのですが、普通のメールソフトと比較しても不自由は感じませんでした。

補助としてoutlook

Googleのメール容量は有限なので、いつかは容量いっぱいになる日がきます。
その場合は追加容量を購入するか、サイズの大きなメールは削除するかの二択になるのですが、古いメールに関してはoutlookを保管庫として削除をまずしようかと考えています。
また、outlookには既に届いているのにgmailには届いていない、あるいはその逆ということも発生するので、補助としての位置づけは出ませんがoutlookは常時起動しています。

Google連絡先

これに関しては、メールをよく送信する人から気づいた順に登録していっています。とはいえ相手のメールに返信すれば、その方が登録した名前がそのまま出てしまうし、所属が複数社に渡っていたり、苗字しかわからない、なんてこともままあるので、基本はメールアドレスで見分けている感じです。
現状だと、メールの署名から情報を拾ってる人も多いです。
補助としてわかる人はメモ欄にフルネームやちょっとした情報を書き込んだりもします。

Googleドライブ

  • ファイルの共有がしやすい
  • 検索機能が充実している
  • 画像やpsdなどがプレビューされる(地味に便利)

……とはいっても会社で補完すべきファイルはきちんと会社のサーバーに置いておくつもりですし、なによりメールの容量に充てたいのであまり大きなものでは使う予定はないのですが。
手元に保管しておきたいちょっとしたものは基本的にここに入れておこうと考えています。

Googleドキュメント

  • ファイルの共有がしやすい
  • 検索機能が充実している

これに尽きるかなあと思います。自分用マニュアルなんか置いておくと、他の人のパソコンを使ったときとても便利です。
スプレッドシートは独自関数などもあってExcelと同じかそれ以上に便利なことも多いですし、なによりGoogleドキュメントは容量を使わないらしいのです。
今はローカルに散らばっている自分用メモも、徐々にドキュメントに集めていきたいと考えています。

Googleカレンダー

これはこまごました予定を入れると言うよりは、大体決まった周期や大きな予定を入れることにしています。
たとえば月初に毎回やる作業だとかそういうのです。
一日単位で終わりそうなものについては次項目の「Google Keep」に入れます。

Google Keep

こちらは用が終わったら捨ててしまうふせんのようにして使おうと思っています。その日やることをTodoでまとめるとか、ちょっとメモしておきたいとかそういう感じです。
画像も貼れるのでそういうところも合わせて活用していきたいですね。

職場での環境構築は何度やっても大変

転職に限らず、新しいPCに変えるとか、人のPCを使わなければならないとか、どうしてもハード面で環境構築がリセットされてしまうシーンはあるものの、必要な情報に問題なくアクセスできるのであれば割となんとかなることも多いです。
そのためにはとにかく情報を集約してしまうというのがひとつの方法ですが、今回はそれもあって試験的にGoogleに集約してみました。
冒頭で述べた通り個々の機能としてはGoogle製のものより使いやすいツールが世の中にはたくさんあると思います。しかしメールからファイル保管、スケジュール管理、メモ機能などが網羅されていること、という条件だとあまりないのではないでしょうか。

やってみた結果としては、まだ二週間弱ですがそこそこにうまく回っている感じです。
あとは業務の流れを覚えた頃合いでスプレッドシートでデータを関数処理をしたり、そういうことができるようになればいいなと考えています。

余談:実は一番苦労する暗黙のルール

なにしろ前の職場では静的なhtml・CSSコーディングのみしか組んでおらず、サーバ関係や複雑なプログラミングはエンジニアの方にお願いできたので……サーバ知識がないのにそういった設定やSNS運用など未知の業務も加わり、毎日ひいひい言いながら過ごしています。

今までは割とあっという間に日々が早く過ぎていましたが、新しい職場に行ってからは毎日「わからん!」の連続のせいか、勤務開始からまだ二週間も経っていないというのが嘘のよう……シャネーの法則なんでしょうか。

まあ、そんな風にそれぞれの会社でやり方がまったく違うのは当然ですが、中でも一番差が出るのは暗黙のルールの部分。
知らないととんでもない地雷を踏むことがあり、明文化されない分、一番厄介でもあります(理不尽なものやサビ残など法に違反していたり、社内外の政治にも関わっているので明文化できるものでもないですが……)。

正直なところ、私はこれを把握するのは非常に苦手な人間で……。
という訳で、入社してしばらくは下記を心掛けてなるべく暗黙のルールを見定めるようにしています。

  • 勝手にやらない、触らない、使わない
  • やるなら事前に確認を取る(これ使って良いですかなど)
  • 電話やメールに注意を向けておく
  • 早めにキーパーソンを見極める

こればかりは地道な情報収集しか手はないと思っています。